1. Schriftformerfordernis für wesentliche Arbeitsbedingungen

Bisher sah das Gesetz vor, dass Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen gemäß § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG schriftlich niederlegen mussten. Nun wurde eine Änderung eingeführt, nach der die Dokumentation dieser Bedingungen auch in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs) abgefasst und elektronisch übermittelt werden kann. Hierbei muss jedoch darauf geachtet werden, dass

• das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und
• der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Eine allgemeine Bekanntmachung (z.B. im Intranet) ist nicht ausreichend.

Das Gesetz sieht allerdings in § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG vor, dass Arbeitnehmer die Erteilung eines Nachweises der wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen wie bisher in Schriftform verlangen können.

ACHTUNG: Für Befristungen nach dem TzBfG bleibt die Schriftform allerdings weiterhin zwingende Voraussetzung, andernfalls ist die Befristungsabrede unwirksam. Ebenso für Unternehmen, die typischerweise von Schwarzarbeit betroffen sind, wie etwa die Baubranche, vgl. § 2 Abs. 1 S. 6 NachwG.

2. Verjährungsbeginn für das Verlangen nach schriftlichem Nachweis

Eine wichtige Neuerung betrifft die Verjährung des Anspruchs auf die schriftliche Erteilung der Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen. Ab sofort beginnt gem. § 2 Abs. 1 S. 5 NachwG die Verjährungsfrist für die Erteilung dieser Niederschrift mit dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wird.

3. Elternzeit, Pflegezeit und Familienpflegezeit

Eine weitere Änderung betrifft die Formvorschriften für die Beantragung von Elternzeit, Pflegezeit und Familienpflegezeit. Bisher war eine schriftliche Beantragung erforderlich. Nun genügt es, diese Anträge in Textform zu stellen, was auch für den Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit gilt. Dies erleichtert den administrativen Aufwand, da Anträge per E-Mail oder auf anderem elektronischem Wege gestellt werden können.

Darüber hinaus wird mit der Einführung des Textformerfordernisses auch die Ablehnung einer während der Elternzeit beantragten Teilzeit durch den Arbeitgeber vereinfacht. Allerdings ist zu sehen, dass sich der Beweis des Zugangs von in Textform abgegebenen Erklärungen, insbesondere per E‑Mail, als problematisch darstellen kann.

4. Schriftformerfordernis für Arbeitszeugnisse

Künftig können Arbeitszeugnisse mit Zustimmung des Arbeitnehmers auch elektronisch übermittelt werden, § 109 Abs. 3 GewO.

ABER: Voraussetzung ist, dass das Zeugnis in einer qualifizierten elektronischen Form übermittelt wird, d.h., der Aussteller muss das Zeugnis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Auch wenn mehrere Personen das Zeugnis ausstellen (z.B. der Personalleiter und der Vorgesetzte), müssen alle Aussteller das Zeugnis qualifiziert unterschreiben. Des Weiteren ist darauf hinzuweisen, dass der Zeugnisersteller zweifelsfrei feststellbar sein muss und durch maschinenschriftliche Angabe seines Namens unter der Unterschriftenliste namentlich benannt ist.

5. Beschäftigung von Altersrentnern

Für die Vereinbarung über das Ende eines Arbeitsverhältnisses mit einem Altersrentner gibt es ebenfalls eine Änderung: Bislang musste diese Vereinbarung schriftlich getroffen werden. Nun reicht es, wenn sie in Textform abgeschlossen wird, § 41 Abs. 2 S. 1 SGB VI. Dies vereinfacht den Prozess und spart Aufwand.

Allerdings ist unklar, ob diese Erleichterung auch für die sog. „Hinausschiebensvereinbarung“ (Vereinbarungen über die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses über das Renteneintrittsalter hinaus) gilt, da dies aus der Gesetzesbegründung nicht eindeutig hervorgeht.

6. Änderungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Künftig muss der Vertrag zwischen dem Verleiher und dem Entleiher (d.h., der Überlassungsvertrag) nicht mehr in schriftlicher Form abgeschlossen werden. Es reicht, wenn der Vertrag in Textform abgeschlossen wird. Diese Änderung hat auch Auswirkungen auf die Betriebsratsanhörung im Entleiherbetrieb: Die bisherige Vorschrift, dass die schriftliche Zustimmung des Verleihers nach § 14 Abs. 3 S. 2 AÜG vorgelegt werden musste, wurde ebenfalls geändert. Nun reicht es aus, dem Betriebsrat diese Erklärung in Textform zugänglich zu machen.

7. Aushangpflicht für Arbeitszeitgesetz

Die Pflicht, das Arbeitszeitgesetz im Betrieb gem. § 16 ArbZG auszuhängen, kann schließlich auch digital über die im Betrieb gängige Kommunikationstechnik erfolgen. Dabei ist dafür Sorge zu tragen, dass die Beschäftigten auch einen Zugang dazu haben.

Mitwirkende Autorin: Lara Meisner, Rechtsassessorin THORWART