„Ihre Kündigung muss bis spätestens … bei uns eingegangen sein.“

Ob beim Mobilfunkvertrag, Zeitungsabo oder im Arbeitsvertrag: Solch einen Satz liest man häufig und oft auch erst kurz vor oder am genannten Stichtag. Und auch in anderen Konstellationen, wie bei Bestellungen, bei Vertragsschlüssen und sonstigen Erklärungen, die man verbindlich gegenüber anderen abgibt, kommt es oft darauf an, dass die Erklärung nachweisbar fristgerecht beim Empfänger angekommen ist und das auch möglichst kurzfristig, wenn der Fristablauf unmittelbar bevorsteht.

Doch wie macht man das am besten und zuverlässigsten?

Am einfachsten scheint heutzutage hierfür der Griff zur E-Mail zu sein, schließlich ist mittlerweile praktisch jeder per E-Mail erreichbar und eine versendete E-Mail ist vermeintlich sofort beim Empfänger angekommen. Doch ist dieser Weg auch zuverlässig, wenn es darum geht, nachzuweisen (notfalls auch „gerichtsfest“), dass und wann die Erklärung den Empfänger rechtswirksam erreicht hat?

Es gibt hierbei verschiedene, mehr oder weniger geeignete Ansätze, Zugang zu beweisen:

1. E-Mail im „Gesendet“ Ordner

Befindet sich die betreffende E-Mail im „Gesendet“ Ordner des eigenen Postfachs, reicht das für sich gesehen in jedem Fall nicht als Beweis aus. Bei rechtsverbindlichen Erklärungen muss nämlich der Zugang und nicht die Absendung bewiesen werden. Verglichen mit der klassischen Post heißt das: Es muss der Zugang im Briefkasten des Empfängers nachgewiesen werden und nicht das Einwerfen des Briefs in den „gelben Postbriefkasten“ durch den Absender.

1. Die Zustellungs- und die Lesebestätigung

Zustellungs- und Lesebestätigung lassen sich ganz einfach mit einem Klick in den Sendeoptionen der E-Mail anfordern. Genau hier liegt aber auch die Schwachstelle, da anfordern bedeutet, dass es von der Willkür des Empfängers abhängt, das Lesen zu bestätigen oder auch nicht. Insbesondere wenn der Empfänger von Ihnen Ungemach wittert, wird er eine Empfangsbestätigung wohl nicht zurücksenden. Die Zustellungsbestätigung wird hingegen ohne das Zutun des Empfängers von dessen E-Mail-Server zurückgesendet. Die meisten Mailserver haben diese Option jedoch deaktiviert, so dass man hier meist leer ausgeht. Insgesamt ist das Anfordern der Lesebestätigung bei wichtigen Mails dennoch grundsätzlich zu empfehlen, da von ihr, sofern sie abgegeben wird, eine hohe Beweiskraft ausgeht.

Ähnlich hilfreich, aber vom Zufall abhängig, ist der Erhalt einer Abwesenheitsnachricht, die aus dem Empfängerpostfach versendet wird, wenn er diese bei Abwesenheit aktiviert hat. Ferner ist zu beachten, dass der Bezug zwischen gesendeter Nachricht und Lesebestätigung bzw. Abwesenheitsnotiz hergestellt werden muss, wenn die ursprüngliche Nachricht nicht an der zurückgesendeten anhängt. Wenn gesendete Nachricht und Bestätigung ein unmittelbar aufeinanderfolgendes Sendedatum haben, dürfte ein plausibler Zusammenhang hergestellt sein.

Außerdem kann man versuchen, den Empfänger der Erklärung zu einer Antwort auf die E-Mail zu verleiten, indem man ihn zusätzlich zur abgegebenen Erklärung um Antwort (zum Beispiel eine weitere Auskunft oder Information) bittet. Antwortet dieser dann, indem er auf „Antworten“ klickt und damit die Ursprungsmail an seine E-Mail angefügt wird, kann der Zugang ebenso als bewiesen gelten. Problematisch ist diese Variante allerdings, wenn der Nachweis eines Zugangszeitpunkts wichtig ist, eine solche Antwort könnte dann (zu) spät erfolgen.

1. Das SMT-Protokoll („SMTP“)

Es gibt die Möglichkeit, ein Protokoll seines Postausgangsservers anzufordern, welches unter einem bestimmten Statuscode die „Ablieferung“ der E-Mail beim Empfänger belegen kann. Bei wichtigen Mails sollte man sich dies unmittelbar nach Versand der Mail besorgen, denn je nach Einstellung des Servers werden diese Protokolle zeitnah gelöscht. Zudem ist deren Beweiskraft bislang höchstrichterlich noch nicht bestätigt.

1. Das „in CC-setzen“

Bei dieser Möglichkeit wird neben dem eigentlichen Empfänger eine andere Mailadresse, die auch serverfremd, also nicht auf demselben Server läuft wie die Versenderadresse, in „CC“ gesetzt. Vorteil hierbei ist, dass der Zugang bei dieser Adresse, die typischerweise einer dem Versender nahestehenden Person zusteht, einfach bewiesen werden kann und somit auch ein Rückschluss auf den Zugang der Mail beim eigentlichen Empfänger getroffen werden kann. Dennoch kann es natürlich sein, dass die E-Mail zwar dort, aber nicht beim eigentlichen Empfänger angekommen ist, etwa weil dessen Mailserver offline war. Deshalb genügt auch dies alleine nicht als sicherer Beweis.

Es zeigt sich, dass keine der beschriebenen digitalen Möglichkeiten wirklich sicher ist, um den Zugang „gerichtsfest“ zu beweisen. Falls man sich trotzdem für den digitalen Weg entscheiden möchte, empfehlen wir zumindest eine Kombination der oben genannten Punkte, beispielsweise Lesebestätigung, ein in „CC-setzen“ und das Abspeichern des Protokolls des Postausgangsservers. Auch ein paralleles Fax (soweit der Empfänger noch über eine Faxnummer verfügt) oder ein nachweisbares „Hinterhertelefonieren“ mit der Bitte, den Erhalt der E-Mail durch Antwortmail kurz zu bestätigen, kann den Beweis erhärten. Dennoch bleibt stets ein Restrisiko der endgültigen Beweisbarkeit. Somit bleibt die ernüchternde Erkenntnis: Der digitale Weg ist zwar der einfachere, aber leider (noch) nicht der sichere. Geht es um wichtige Dokumente oder müssen Fristen eingehalten werden, empfehlen wir nach wie vor die bewährten analogen Wege.

Aber auch hier ist zu beachten, dass vermeintlich sichere Wege, wie das Einschreiben mit Rückschein oder das Einwurfeinschreiben keine hundertprozentige Garantie eines Beweises bieten. Letztlich belegen Rückschein und Auslieferungsbestätigung nur, dass ein Schreiben bei dem, der den Rückschein unterschrieben hat eingegangen ist bzw. im Briefkasten des Adressaten eingeworfen wurde. Dass auch ein Schreiben mit dem richtigen Inhalt eingegangen ist, könnte im Streitfall durch den Empfänger bestritten werden. Zudem ist Vorsicht geboten, wenn man eine zeitkritische Erklärung versenden möchte. Hier können die Postlaufzeiten einen Strich durch die Rechnung machen.

Wer wirklich hundertprozentig sichergehen will, dass eine bestimmte Erklärung zu einem bestimmten Zeitpunkt beim Empfänger ankommt, muss das Schriftstück am besten unter Zeugen persönlich beim Empfänger abgeben oder ihn eine Kopie des Schreibens mit Bestätigung des Zugangsdatums unterzeichnen lassen. Auch der Einwurf in den Briefkasten des Empfängers unter Zeugen, am besten mit kurzer Protokollierung des Vorgangs, wäre ausreichend. Wichtig ist dabei, dass der Zeuge nicht nur den Einwurf sieht, sondern zuvor bereits den Inhalt des Schriftstücks zur Kenntnis nimmt.

Eine gemeinhin wenig bekannte, aber ebenfalls hundertprozentig sichere Methode ist die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher. Diese kommt vor allem dann in Betracht, wenn eine persönliche Übergabe aufgrund der Distanz nicht möglich ist. Die Variante ist mit ca. 20 Euro Kosten für den Gerichtsvollzieher allerdings auch die teuerste. Zu beachten ist außerdem, dass die Beauftragung des Gerichtsvollziehers bei der Geschäftsstelle des Amtsgerichts zu erfolgen hat, an welchem der Versender seinen Wohnsitz hat. Folglich hängt der Zeitpunkt der Zustellung von der Dauer behördlicher Bearbeitung ab und eignet sich somit nicht für kurzfristige, fristwahrende Zustellungen.

Übrigens: Sitzt auf der Empfängerseite ein Anwalt oder soll die Erklärung an eine Behörde oder ein Gericht gehen, kann auch ein Rechtsanwalt eine Erklärung über sein „elektronisches Anwaltspostfach“ zuverlässig und vor allem kurzfristig übermitteln, denn die Sendung kommt – wie bei der E-Mail – unmittelbar nach dem Versand, aber im Gegensatz zur E-Mail nachweisbar beim Empfänger an.

Erstellt unter Mitwirkung von Moritz von Heckel, Werkstudent. Haben Sie Interesse an einer Werkstudententätigkeit bei THORWART? Bei Fragen werden Sie sich bitte an grieger@thorwart.de.