„Eine richtige digitale Transformation verwandelt eine Raupe in einen Schmetterling. Bei einer schlecht gemachten, haben Sie nur eine richtig schnelle Raupe.", so George Westermann, Dozent am MIT in Massachusetts.

Leider findet man in der Realität nach der Digitalisierung von Prozessen und der Einführung neuer IT allzu oft eine mehr oder weniger schnelle Raupe vor.

So werden beispielsweise Papierformulare eins-zu-eins im Idealfall als Webformular, zumeist aber als ausfüllbare PDFs zur Verfügung gestellt, die dann wiederum im Anschluss in dieselben Prozesse wie vorher laufen, also schlimmstenfalls ausgedruckt und abgetippt werden.

Oder ein anderer Denkfehler: Die anzuschaffende Software muss genau dasselbe können und Prozesse auf dieselbe Art abarbeiten, wie der bisherige manuelle Prozess.

Und am Ende wundert man sich, dass alles vielleicht sogar noch komplizierter und noch umständlicher, die zitierte Raupe also sogar noch langsamer geworden ist.

Zu einer gelungenen Digitalisierung und IT-Implementierung gehört deshalb zunächst eine sorgfältige Ist-Aufnahme der Prozesse sowie deren kritische Überprüfung und Gestaltung von Ideal-Prozessen, die natürlich die Potenziale der bevorstehenden Digitalisierung bereits auf abstrakter Ebene vorwegnehmen müssen.

Oft fällt an dieser Stelle bereits Optimierungspotenzial auf, das bereits in den bestehenden Prozessen sofort und noch ohne weitere Digitalisierung umgesetzt werden kann. Typisches Beispiel hierfür sind mehrfache Genehmigungsschleifen, die teilweise oder vielleicht sogar ganz wegfallen können.

Auf dieser Basis lässt sich dann ein Anforderungskatalog erstellen, z.B. in Form eines Lastenhefts. Dieser beschreibt, was die Softwarelösung können muss, um die Prozesse zu unterstützen.

Damit kann man dann auf die Suche nach einer geeigneten Lösung gehen, gegebenenfalls eine Ausschreibung initiieren.

Gibt es schon konkrete Präferenzen, kann man den Auswahlprozess auch abkürzen und mit dem oder den bevorzugten Kandidaten zum Beispiel ein sogenanntes „Proof of concept“ durchführen, also quasi ein Durchspielen der Prozesse anhand von Musterdaten oder einem kleinen Ausschnitt der Echtdaten. Bei der Frage des Auswahlverfahrens gibt es natürlich vor allem im öffentlichen Bereich Vergabevorschriften, die zu beachten sind.

Wer denkt, er hätte mit der erfolgreichen Auftragsvergabe das meiste geschafft, der irrt: Mit der Implementierung der Software und mit ihr vor allem natürlich die Etablierung der neuen Prozesse steht nun der komplexeste Teil bevor: Neue Software und neue Prozesse bedeuten Veränderung. Und die stellt oft die größte Hürde bei Einführungsprojekten dar: Gewohntes und Eingespieltes zu verlassen und sich auf Neues einzustellen, ist nicht immer leicht. Und je mehr Personen betroffen sind, umso komplexer wird der jetzt nötige Change-Prozess.  

Doch auch, wenn die Veränderungsbereitschaft hoch ist, ist ein projektbegleitendes Change-Management wichtig: Oft sind die Erwartungen an die neue Software hoch. Die Erfahrung insbesondere bei der Einführung einer Standardsoftware zeigt jedoch, dass eine solche im Gegensatz zu einer Individualprogrammierung nie alle Anforderungen „eins zu eins“ erfüllen wird und dann (zumindest phasenweise) die Enttäuschung über fehlende Funktionalitäten aufkommt.

Natürlich lässt sich durch ein „Customizing“, also eine individuelle Anpassung der Software einiges individualisieren, doch dabei ist Vorsicht geboten: Das treibt den Preis nicht nur enorm nach oben sondern hat auch weitere Nachteile: Denn die angepassten Programmteile müssen mit jeder neuen Version der Standardsoftware auf Kompatibilität überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, was zum einen fehleranfällig ist und zum anderen dann natürlich erneut Geld kostet.

Es zeigt sich: die Prozesse und Themen bei der Einführung digitaler Prozesse und neuer IT sind komplex und hängen oft über den gesamten Veränderungsprozess zusammen.

Deshalb biete ich Ihnen über die THORWART Consult GmbH eine Prozess- und Projektbegleitung für Ihre Digitalisierungsprojekte an, die idealerweise von Anfang bis Ende dabei ist, damit aus der Raupe wirklich ein Schmetterling wird.

Gerne begleite ich Sie bei Bedarf auch bei einzelnen Facetten des Digitalisierungsprozesses. Sprechen Sie mich einfach an.